Misión: Dar fe de las decisiones y resoluciones que adopte el órgano legislativo; así como administrar la gestión documental institucional desarrollando un sistema de custodia y conservación del archivo para avalar y custodiar los procesos normativos y administrativos institucionales.
Responsable: Secretario / a General
GESTIÓN DE SECRETARIA
Misión: Dar fe de las decisiones y resoluciones que adopte el órgano legislativo; así como administrar la gestión documental institucional desarrollando un sistema de custodia y conservación del archivo para avalar y custodiar los procesos normativos y administrativos institucionales.
Responsable: Secretario / a General
Atribuciones y responsabilidades:
a. Dar fe de los actos del Concejo Municipal y Alcaldía, asegurando oportunidad y reserva en el manejo de la documentación oficial;
b. Certificar la autenticidad de copias, compulsas o reproducciones de documentos oficiales;
c. Preparar, redactar y suscribir las actas y resoluciones de sesiones de Concejo Municipal;
d. Administrar el sistema de documentación y archivo de acuerdo con las normas técnicas establecidas para el efecto, velando por la seguridad, conservación y reserva del mismo;
e. Facilitar la correspondencia, informes y certificaciones de trámites que sean de su competencia o que disponga la máxima Autoridad;
f. Registrar resoluciones emanadas por el Concejo Municipal y la
Alcaldía, para llevar un control de las mismas;
g. Convocar previa disposición del Alcalde o Alcaldesa a las sesiones ordinarias, extraordinarias, conmemorativas y solemnes del Concejo Municipal, adjuntando la documentación de respaldo que fuere necesaria;
h. Aplicar lo dispuesto en la Ordenanza de Funcionamiento del Concejo y de manera particular lo relacionado al procedimiento parlamentario;
i. Comunicar de las Resoluciones tomadas por el Concejo Municipal y Alcaldía, a las direcciones departamentales, personas naturales o jurídicas y entidades u organismos oficiales, según como corresponda;
j. Asistir en las reuniones de comisiones permanentes o especiales a los miembros del Concejo Municipal, para facilitar su actuación y la correspondiente elaboración de informes;
k. Registrar de forma cronológica las ordenanzas municipales legalizadas, debidamente codificadas;
l. Comunicar de las Ordenanzas aprobadas a quienes corresponda, para conocimiento y aplicación inmediata;
m. Archivar los documentos generados por el Concejo Municipal con su respectivo índice numérico;
n. Custodiar la documentación institucional generada por la institución, debidamente foliados y en orden cronológico;
o. Registrar, clasificar, actualizar y custodiar los archivos de documentos generados por la Secretaría general;
p. Registrar en el sistema los documentos generados por la institución y enviados para su archivo;
q. Realizar copias simples de la documentación archivada, previa disposición de la máxima Autoridad o secretaría para que sean certificadas, en los casos requeridos;
r. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquella que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones legales;
s. Codificar los expedientes a ser archivados, previa clasificación y depuración de los mismos;
t. Eliminar los expedientes que se han dado de baja, previo al debido de proceso, acorde la Normativa vigente;
u. Mantener actualizado el archivo general de la Institución;
v. Establecer políticas y directrices específicas en materia de archivo de documentación, basadas en las Normas técnicas emitidas;
w. Facilitar expedientes de procesos institucionales, que le sean solicitados por los entes de control;
x. Controlar el cumplimiento de Ordenanzas vigentes relativas al área de trabajo;
y. Entregar información relevante para transparentar la gestión pública y cumplir con las disposiciones legales estipuladas en las leyes y normas vigentes;
z. Organizar, supervisar y coordinar las actividades que corresponden entre las gestiones internas de su dependencia;
aa. Integrar equipos de trabajo para la propuesta y elaboración del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Contrataciones de la Institución, observando los necesidades institucionales y cantonales acorde las competencias y funciones establecidas en las Normas Legales
Vigentes; bb. Todas aquellas que estén inmersas en la ley de acuerdo a sus competencias, funciones y las que determine la autoridad.
Gestiones internas
Secretaría de Concejo.
Gestión de Archivo Histórico e Institucional.
Entregables
Secretaría de Concejo
1. Certificaciones de actos administrativos y normativos.
2. Registro de Actas de sesiones de Comisión
3. Registro de Normativas emitidas por el Concejo Municipal.
4. Convocatorias de sesiones ordinarias y extraordinarias. 5. Registro de Resoluciones y notificaciones
6. Registro de documentos oficiales.
7. Reporte de archivo de actas, resoluciones y Ordenanzas generadas por el Concejo Cantonal
Archivo Histórico e Institucional
1. Registro de copias entregadas para actos administrativos.
2. Registro de documentos clasificado y numerado.
3. Tablas de valoración documental.
4. Reportes de archivo de documentos internos y externos.
5. Inventario de expedientes archivados.
6. Informes de recepción y despacho de documentación.
7. Registro y clasificación de resoluciones administrativas, acuerdos y otros de carácter legal.
COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
Misión:
Difundir y promocionar la gestión institucional a través de la administración de los procesos de comunicación, imagen y relaciones públicas con transparencia y oportunidad para garantizar una información libre, intercultural, incluyente, diversa y participativa.
Responsable: Comunicador / a Institucional
Atribuciones y responsabilidades:
a. Proponer estrategias comunicacionales, para informar, posicionar y difundir las actividades institucionales realizadas;
b. Elaborar y ejecutar los planes, programas y proyectos de comunicación e imagen institucional;
c. Dirigir y coordinar la elaboración, producción, edición, difusión y distribución de material informativo para promover la gestión institucional;
d. Realizar el seguimiento, monitoreo y análisis del posicionamiento de la gestión institucional, a través del reconocimiento social y de la opinión pública;
e. Asesorar a las y los servidores, funcionarios y autoridades de la entidad en temas referentes a comunicación, imagen y gestión de relaciones públicas institucionales;
f. Actualizar información y contenidos del portal web institucional, redes sociales y otros, acorde las disposiciones establecidas en la
Normativa legal aplicable;
g. Manejar y fortalecer la imagen corporativa a través de la estandarización de la línea gráfica impresa o papelería;
h. Articular con las áreas institucionales pertinentes, la recopilación y análisis de la información y generación de reportes relativos a la satisfacción y opinión ciudadana sobre los servicios institucionales y procesos de vinculación;
i. Preparar información, redactar y editar boletines de prensa, reportajes, entrevistas y demás géneros periodísticos para difundir la gestión Institucional;
j. Coordinar actos protocolarios y sociales organizados por la Institución;
Entregables
1. Agenda de medios y rueda de prensa.
2. Plan de difusión y promoción de la gestión institucional.
3. Manual de imagen corporativa.
4. Plan de comunicación interna.
5. Informes técnicos de eventos institucionales.
6. Productos multimedia (spot de tv, cuñas de radio, video tv, piezas gráficas y redes sociales).