Misión: Administrar los recursos, suministros, bienes y servicios con eficiencia y efectividad a través de la implementación de acciones, programas y proyectos institucionales de conformidad a la normativa legal vigente para lograr la prestación de servicios de calidad, eficientes y eficaces.
Responsable: Director / a Administrativa
Atribuciones y responsabilidades:
a. Ejercer las acciones que le sean delegadas por la máxima Autoridad ejecutiva mediante acto normativo;
b. Proponer políticas, instrumentos y procedimientos para mejorar los procedimientos administrativos que le correspondan;
c. Asesorar e informar a la máxima Autoridad, de los procesos administrativos de su competencia;
d. Supervisar que la contratación de servicios o adquisición de bienes, realizados por ínfima cuantía cumplan con los requerimientos institucionales;
e. Cumplir y hacer cumplir la Ley Orgánica del Servicio Público, su Reglamento General y observar las resoluciones emitidas por el ente rector en lo que fuere aplicable a este nivel de gobierno;
f. Elaborar el reglamento interno de administración del talento humano, con sujeción a las normas técnicas emanadas por el ente rector y de aplicación para este nivel de gobierno;
g. Elaborar y aplicar los manuales de descripción, valoración y clasificación de puestos institucionales, con enfoque en la gestión competencias laborales municipales;
h. Administrar el Sistema Integrado de Desarrollo Institucional,
Talento Humano y Remuneraciones;
i. Realizar bajo su responsabilidad los procesos de movimientos de personal y aplicar el régimen disciplinario, con sujeción a las Normas legales vigentes;
j. Mantener actualizado y aplicar obligatoriamente el Sistema Informático Integrado del Talento Humano y Remuneraciones elaborado por el organismo rector, en lo que fuere aplicable para este nivel de gobierno;
k. Estructurar la planificación anual del talento humano institucional, sobre la base de las normas técnicas emitidas por el organismo rector en el ámbito de su competencia;
l. Elaborar y aplicar reglamentos, normas técnicas emitidas por el organismo Rector, referente a los subsistemas de talento humano dispuestas en la norma Legal;
m. Realizar la evaluación del desempeño una vez al año, considerando la naturaleza institucional y el servicio que prestan las servidoras y servidores a los usuarios externos e internos;
n. Asesorar y coordinar sobre la correcta aplicación de la Normativa Legal vigente, su reglamento y las normas emitidas por el organismo rector;
o. Participar en equipos de trabajo para la preparación de planes, programas y proyectos institucionales como responsable del desarrollo institucional, talento humano y remuneraciones;
p. Aplicar el subsistema de selección de personal para los concursos de méritos y oposición, de conformidad con la norma que expida el
Organismo Rector;
q. Receptar las quejas y denuncias realizadas por la ciudadanía en contra de los servidores públicos de la Institución, elevar un informe al Alcalde y realizar el seguimiento oportuno;
r. Coordinar anualmente la capacitación de las y los servidores con la Red de Formación y Capacitación Continuas del Servicio Público y privado;
s. Actualizar el estatuto orgánico de gestión organizacional por procesos acorde la Normativa vigente para atender las necesidades y requerimientos institucionales y cantonales;
t. Elaborar y actualizar el Portafolio de Productos Institucionales;
u. Elaborar y actualizar el Manual de procesos y procedimientos;
v. Proponer Políticas, normas, instrumentos, metodologías y
lineamientos para la gestión por procesos en la institución;
w. Realizar estudios técnicos para la implementación de procesos institucionales y el mejoramiento de los procesos críticos;
x. Realizar el seguimiento, monitoreo, evaluación y reajuste del sistema de procesos institucionales;
y. Realizar informes de factibilidad para creación de nuevas unidades y áreas administrativas bajo los lineamientos dispuestos por la Autoridad, y las políticas instauradas de acuerdo a la normativa vigente;
z. Formular reglamentos, instructivos y manuales de procedimientos relacionados con la gestión de los recursos informáticos y de la información en la Municipalidad;
aa. Elaborar e implementar el Plan Estratégico de Tecnologías de
Información y comunicaciones; bb. Definir, documentar y difundir las políticas, estándares y procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnología de información y comunicaciones;
cc. Gestionar, diseñar, e implementar programas y/o proyectos de uso masivo de nuevas tecnologías de la Información y comunicación;
dd. Desarrollar e implementar planes de mantenimiento y contingencia de los productos de TIC (Sistemas institucionales, equipos informáticos, de infraestructura e Interconectividad y seguridad;
ee. Asesorar en la adquisición de equipos, sistemas y servicios tecnológico, con el propósito de que se ajusten a las necesidades institucionales y sean compatibles con los sistemas que se encuentran en producción en la institución;
ff. Garantizar el correcto funcionamiento, operatividad y soporte técnico de los sistemas informáticos y tecnológicos;
gg. Administrar los recursos tecnológicos de la Unidad: sistemas de gestión municipal, sistemas de comunicación, servicios informáticos, correos institucionales, equipos de software, entre otros;
hh. Establecer mecanismos de control y seguridad de acceso lógicos y físicos a las aplicaciones y datos;
ii. Administrar la página web institucional, para mantener
actualizada la información en coordinación con las dependencias;
jj. Dirigir, coordinar y/o ejecutar los procesos de contratación pública, conforme las disposiciones legales vigentes;
kk. Determinar el tipo de procedimiento para la adquisición y arrendamiento de bienes y servicios, contratación de obras y
consultorías por necesidad institucional, acorde a la Normativa legal vigente;
ll. Informar sobre el estado en el que se encuentran los procesos de contratación pública de forma periódica; y, según como corresponda en las diferentes fases del proceso;
mm. Informar a las dependencias municipales instructivos, manuales y otros de carácter técnico y legal, para conocimiento y optimización de los procesos de contratación pública;
nn. Revisar con atención la documentación precontractual para hacer las observaciones que fueren necesarias a fin de cumplir con lo dispuesto en las normas legales vigentes;
oo. Apoyar en la elaboración de los pliegos para la contratación de obras, bienes, servicios y consultorías que realice la institución;
pp. Asistir a los equipos de trabajo en la ejecución de las distintas fases de contratación, para que se cumplan con los parámetros, plazos y cronogramas establecidos;
qq. Aplicar lo establecido en los Códigos, Normas y Reglamentos en materia de seguridad y Salud de los Trabajadores y Mejoramiento del Medio Ambiente de Trabajo;
rr. Adoptar medidas necesarias para la prevención de los riesgos que puedan afectar a la salud y al bienestar de los trabajadores y servidores en los lugares de trabajo de su responsabilidad;
ss. Adoptar medidas laborales seguras tendientes a cumplir con las recomendaciones emitidas por el área pertinente contempladas en el Reglamento respectivo;
tt. Proponer medidas y entregar equipos de seguridad para el desenvolvimiento de las actividades operativas y administrativas del personal de la institución con el fin de prevenir accidentes y
riesgos en el trabajo;
uu. Inducir en materia de salud y seguridad en el trabajo y de ergonomía, así como en el uso correcto de los equipos de protección individual y colectiva; a los trabajadores y terceros;
vv. Registrar los índices de accidentabilidad, ausentismo y evaluación estadística de los resultados;
ww. Determinar y establecer procedimientos de atención de
emergencias, en las áreas que están en riesgo potencial;
xx. Determinar los riesgos expuestos al uso de las maquinarias, instalaciones eléctricas, ventilación, protección personal y otras contempladas en el Reglamento;
yy. Identificar, evaluar y corregir aquellas condiciones y prácticas de trabajo inseguras;
zz. Colaborar en la prevención de riesgos, que se efectúen en la institución y comunicar los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que se produzca, a la máxima Autoridad, la unidad de Riesgos Laborales del IESS y el Comité Paritario de Seguridad y
Salud; aaa. Mantener actualizados los archivos, registros y estadísticas de seguridad e higiene, para fines de control interno y externo: planos generales, señalización, diagramas de flujo, matriz de riesgo, sistema de prevención y control de incendio y otros accidentes mayores;
bbb. Ejecutar el plan anual de capacitación de salud y seguridad en el trabajo al personal de la institución;
ccc. Realizar inspecciones de campo para determinar los riesgos a los que están expuestos los trabajadores, para tomar las medidas correctivas;
ddd. Receptar, verificar los bienes o inventarios adquiridos por la institución, a fin de cumplir con las condiciones y especificaciones requeridas y demás documentos que sustenten la adquisición;
eee. Registrar los bienes o inventarios adquiridos, conforme lo establecen las disposiciones emitidas por el órgano rector de las finanzas públicas;
fff. Suscribir actas de entrega – recepción para los actos administrativos de ingreso, egreso, baja u otros actos en los que se transfiera o no el dominio del bien, para facilitar la dotación y el control de los mismos;
ggg. Remitir periódicamente información y documentación relativa a los movimientos de ingresos y egresos valorados para la actualización y conciliación contable respectiva;
hhh. Verificar y realizar la constatación física de los bienes e inventarios de acuerdo a lo dispuesto en las Normas Legales, para conocer su localización, tenencia y estado de los mismos;
iii. Custodiar y conservar de manera adecuada los bienes e inventarios para garantizar su uso y durabilidad;
jjj. Gestionar a las instancias pertinentes, a fin de asegurar los bienes municipales, particularmente aquellos que se considere necesario; kkk. Informar periódicamente las existencias, con el fin de realizar la adquisición y reposición de manera oportuna;
lll. Identificar y codificar en un lugar visible todos los bienes de conformidad con un orden cronológico, para permitir su fácil tipificación y control;
mmm. Registrar y controlar los bienes inmuebles institucionales para un adecuado control y administración de los mismos;
nnn. Coordinar procesos de egreso y baja de bienes o inventarios institucionales para el remate, venta, transferencia gratuita, chatarrización, reciclaje de desechos o destrucción, acorde lo estipula la norma legal;
ooo. Realizar la constatación física de los bienes de larga duración e inventarios, acorde a lo dispuesto en la normativa vigente;
ppp. Planificar, coordinar y supervisar la dotación de movilización y transporte a la Institución;
qqq. Gestionar el pago de los servicios varios que recibe la institución; rrr. Coordinar la emisión de documentos de movilización para el personal y uso de vehículos institucionales;
sss. Coordinar el proceso de matriculación, renovación y revisión del parque automotor liviano y pesado de la institución;
ttt. Coordinar, programar y ejecutar los servicios de mantenimiento, limpieza y reparaciones básicas de los edificios e instalaciones municipales para el buen funcionamiento;
uuu. Facilitar la adecuación de espacios y dotación de equipamiento en las diferentes áreas de trabajo, para una mejor operatividad institucional;
vvv. Coordinar el mantenimiento y lavado de vehículo livianos y pesados de la institución;
www. Controlar y supervisar el uso, destino y recorrido del parque automotor a través del rastreo satelital;
xxx. Coordinar y administrar información del parque automotor para la dotación de combustibles;
yyy. Gestionar la adquisición de repuestos, combustibles y otros para cumplir con el plan de mantenimiento y reparación de vehículos livianos y pesados de la institución en coordinación con el área que corresponda;
zzz. Apoyar en los procesos de logística de eventos institucionales y otros que le sean requeridos;
aaaa. Administrar y facilitar la entrega de los requerimientos institucionales que le sean solicitados para el adecuado funcionamiento institucional y mantenimiento de sus instalaciones;
bbbb. Administrar el mantenimiento del parque automotor liviano y pesado de la institución, según lo dispuesto en las normas legales establecidas para el efecto;
cccc. Revisar y registrar mensualmente los datos operativos y mecánicos de los vehículos y equipo caminero, para controlar el uso de lubricantes, llantas, repuestos y otros;
dddd. Elaborar y dar seguimiento al plan de mantenimiento preventivo y
correctivo del parque automotor liviano y pesado de la Institución, para asegurar la operatividad de los mismos;
eeee. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor liviano y pesado según como corresponda, previa presentación de informes técnicos;
ffff. Informar oportunamente los daños mecánicos, eléctricos, automotrices y electrónicos, para tomar las acciones correctivas necesarias y oportunas;
gggg. Ejercer control de las actas de responsabilidad de uso de maquinaria, herramientas y materiales, para la ejecución de trabajos en los talleres;
hhhh. Controlar el cumplimiento de Ordenanzas vigentes relativas al área de trabajo;
iiii. Entregar información relevante para transparentar la gestión pública y cumplir con las disposiciones legales estipuladas en las leyes y normas vigentes;
jjjj. Organizar, supervisar y coordinar las actividades que corresponden entre las gestiones internas de su dependencia;
kkkk. Integrar equipos de trabajo para la propuesta y elaboración del Plan Operativo Anual y el Plan Anual de Contrataciones de la Institución, observando los necesidades institucionales y cantonales acorde las competencias y funciones establecidas en las
Normas Legales Vigentes; llll. Todas aquellas que estén inmersas en la ley de acuerdo a sus competencias, funciones y las que determine la autoridad.
Entregables
Talento Humano
1. Subsistema de Planificación de Talento humano.
➢ Reglamento interno de administración de Talento humano.
➢ Plan de talento humano.
➢ Informe técnico de movimientos de personal.
➢ Contratos de personal.
➢ Informe de remuneraciones, roles y liquidaciones.
➢ Plan anual de vacaciones.
➢ Sistema de Gestión por Procesos.
➢ Manual de procesos y procedimientos.
➢ Informes de implementación y mejoramiento de procesos y procedimientos.
2. Subsistema de Clasificación de puestos.
➢ Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos.
➢ Informe de supresión de puestos.
3. Subsistema de Reclutamiento y selección de personal.
➢ Informe final de reclutamiento y selección de personal.
4. Subsistema de Formación, capacitación y desarrollo profesional.
➢ Plan de capacitación.
➢ Informe de ejecución y evaluación del plan de capacitación.
5. Subsistema de Evaluación del desempeño.
➢ Plan de Evaluación del desempeño.
➢ Informe de ejecución del plan de evaluación del desempeño.
Tecnología de la Información y Comunicación
1. Plan Estratégico de TICs.
2. Informe de Ejecución del Plan Estratégico de TICs.
3. Informe de Administración de la Página Web.
4. Informe técnico para adquisición e instalación de equipos y programas informáticos.
5. Informe de administración e implementación de sistemas y medidas de seguridad informática.
Contratación Pública
1. Publicación de procesos de contratación pública.
2. Notificaciones de Normativas y sus reformas.
3. Órdenes de compra de procesos de Catalogo electrónico.
4. Certificaciones de catalogo electrónico.
5. Formatos o modelos de documentos para la fase precontractual.
6. Publicaciones del Plan Anual de contratación y sus reformas.
7. Notificaciones de procesos de contratación.
8. Certificación del PAC.
Seguridad y Salud Ocupacional
1. Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Plan de seguridad ocupacional y prevención de riesgos laborales.
3. Reporte de dotación de equipos y herramientas de seguridad.
4. Registros de los índices de accidentalidad, ausentismo y evaluación estadística.
5. Protocolos de seguridad por dependencias.
6. Registros de inspecciones de seguridad.
7. Plan de emergencias y simulacros.
8. Registro de atención medica ocupacional.
9. Fichas Médicas del personal.
10. Informes de capacitación de seguridad y salud ocupacional.
Administración de bienes e inventarios
1. Inventario de bienes de uso y consumo corriente e inversión.
2. Informe de ingreso y egreso de bienes de uso y consumo corriente e inversión.
3. Inventario de bienes de larga duración.
4. Informe de ingresos y egresos de bienes de larga duración.
5. Reporte de existencias.
6. Actas de entrega – recepción de bienes y vehículos.
7. Informes de baja, donación y/o remates de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo.
8. Codificación de inventarios.
9. Sistema automatizado de bienes e inventarios actualizado.
Servicios Generales y transporte
1. Registro y control de uso de vehículos institucionales.
2. Informe de adecuaciones y/o readecuaciones de bienes inmuebles (edificio, bodegas).
3. Ordenes de movilización vehicular.
4. Reportes de matriculación vehicular, revisión anual y renovación.
5. Plan de mantenimiento de edificios e instalaciones.
6. Apoyo a logístico de eventos.
7. Planillas de pago de servicios varios.
8. Ordenes de combustibles.
9. Plan de limpieza del parque automotor.
Talleres y Mantenimiento
1. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor liviano, pesado y maquinaria.
2. Informe de adquisición de repuestos para mantenimiento preventivo y correctivo.
3. Informes de seguimiento y reparación del parque automotor.
4. Registro de uso y consumo de lubricantes, partes y repuestos.
5. Informe de ejecución del plan de mantenimiento de vehículos livianos, pesados y maquinaria.
COMISARÍA MUNICIPAL
Misión:
Ejecutar actividades de control y vigilancia para cumplir con las Normas legales vigentes, a fin de ordenar el cantón en el ámbito de su competencia.
Responsable: Comisario /a Municipal
Atribuciones y responsabilidades:
a. Coordinar y realizar operativos para el control de pesas, medidas y calidad de productos que se expenden en el cantón, con los organismos competentes;
b. Coordinar, autorizar, efectuar y recuperar el espacio público, en el control referente al uso y ocupación de la vía pública, ferias, espectáculos públicos y más actividades de campo, en cumplimiento de lo dispuesto en las normas legales vigentes;
c. Analizar, atender y actuar o resolver denuncias e infracciones de las normas vigentes, para aplicar sanciones que sean de su competencia, siguiendo el debido proceso;
d. Participar en los operativos de control y vigilancia del buen uso del agua potable, en cumplimiento de los dispuesto en la Normativa vigente;
e. Coordinar y controlar que los locales comerciales cuenten con permisos y documentos habilitantes para su normal funcionamiento;
f. Coordinar con otras instituciones, los operativos de control de los centros de distracción nocturna y expendio de licores para garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales para este tipo de servicios;
g. Colaborar en el control de actividades en coordinación con las demás dependencias municipales;
h. Reorganizar el comercio formal e informal para el uso adecuado de la vía pública;
i. Sancionar a los responsables cuando la vía pública sea obstaculizada para realizar trabajos privados de mecánica, vulcanizadora, carpintería, propaganda, asaderos, carretillas u otros;
j. Clausurar en observancia de la Ley, los establecimientos comerciales, de distracción nocturna entre otros, que contravengan las ordenanzas municipales;
k. Brindar seguridad a las Autoridades Municipales, cuando sean requeridos;
l. Controlar el cumplimiento de Ordenanzas vigentes relativas al área de trabajo;
m. Entregar información relevante para transparentar la gestión pública y cumplir con las disposiciones legales estipuladas en las leyes y normas vigentes;
n. Organizar, supervisar y coordinar las actividades internas de su dependencia;
o. Organizar, supervisar y coordinar las actividades internas de su dependencia;
p. Todas aquellas que estén inmersas en la ley de acuerdo a sus competencias, funciones y las que determine la autoridad.
Entregables
1. Notificaciones.
2. Permisos temporales de ocupación de la vía pública.
3. Informe de mediación de conflictos.
4. Informe para el cobro de multas por contravenciones.
5. Informes de operativos de control.
6. Reporte de productos decomisados.